Como softwares de gestão de cobrança ajudam a reduzir a inadimplência de recebíveis

Um dos principais desafios de empresas do setor imobiliário, como incorporadoras e loteadoras, é mitigar a inadimplência de recebíveis, fator que prejudica muito o fluxo de caixa. A boa notícia é que hoje existem ferramentas que ajudam a automatizar o controle de pagamentos e diminuir a burocracia envolvida no processo. Esse é o caso dos softwares de gestão de cobrança. 

Esse tipo de solução tecnológica costuma trazer um ganho de eficiência e redução importante de custos operacionais das companhias, além de ajudar a melhorar o atendimento ao cliente. 

Ao longo deste conteúdo, vamos te mostrar as vantagens dessa automatização do fluxo de cobrança e como colocá-la em prática. Boa leitura!

Quando vale a pena usar softwares para automatizar a gestão da carteira

Supondo que uma loteadora tenha tenha milhares de lotes e de clientes, o acompanhamento desses recebíveis se torna complexo. 

Imagina precisar preencher e atualizar planilhas com milhares de informações? Além de se perder muito tempo com essa operacionalização, a chance de ocorrerem erros é grande, o que pode comprometer a empresa como um todo. Sem contar que o armazenamento desses dados também pode ser bastante burocrático e custoso.

7 vantagens da automatização da gestão de carteira

Os softwares foram pensados justamente para automatizar o fluxo de cobrança dos pagamentos e poupar tempo e dinheiro das empresas.

A seguir, você pode conferir algumas das funções em que essas ferramentas podem ser muito úteis para uma incorporadora ou loteadora.

1. Régua de cobrança com avisos automáticos e personalizados

Por meio de um software, é possível estruturar o que chamamos de uma régua de cobrança. Trata-se de um combinado de avisos automáticos que ajudam a lembrar o cliente a respeito dos pagamentos, via e-mail SMS ou Whatsapp. O objetivo aqui é incentivar quem está inadimplente a quitar ou negociar suas dívidas.

Isso não quer dizer que a comunicação deva ser robótica ou a mesma para todos os clientes. Pelo contrário, o cliente deve sentir que tem uma atenção especial, e não que é mais um número em meio aos seus milhares de clientes.

Para que essa estratégia seja eficiente, é importante entender quais os perfis de clientes e níveis de inadimplência existentes na empresa. Dessa forma, fica mais fácil preparar mensagens adequadas e assertivas, de acordo com o tipo de cliente e com a urgência do pagamento. 

Por exemplo, um cliente que paga em dia não deve receber o mesmo número de notificações que um outro que esteja inadimplente há mais de 90 dias.

Então, o ideal é mapear:

• quais canais de notificações serão utilizados;
• com qual periodicidade os avisos serão disparados para cada caso;
• e como personalizar da melhor forma a linguagem das mensagens.

E, claro, também é importante considerar o senso de urgência e o que acontece caso esse cliente não faça o pagamento.

Tudo isso, além de ajudar a empresa a organizar suas cobranças, também evita que o cliente esqueça de quitar o débito ou seja pego de surpresa.

2. Centralização, armazenamento de dados e insights

Com softwares de gestão de cobranças, fica mais fácil reunir os dados em um lugar só e encontrá-los mais facilmente depois. 

Além disso, com essa centralização dos dados é possível visualizar tendências, entender o perfil do cliente por meio da forma como realiza os pagamentos e, a partir disso tudo, gerar insights para o negócio. 

E tem mais: o fato de os dados estarem mais centralizados e acessíveis agiliza o lado operacional. Por exemplo, em vez de perder meia hora procurando as informações de pagamento de determinado cliente, os funcionários da empresa já sabem exatamente onde encontrar cada dado e podem se dedicar mais rapidamente às soluções.

3. Relacionamento com o cliente

Pode soar um pouco contraditório, mas a relação da empresa com o cliente pode melhorar, e muito, ao tornar a gestão de carteira mais automatizada. Isso porque, com uma régua de cobrança bem desenhada, a comunicação com cada cliente se torna muito mais personalizada e acolhedora. 

Essa proximidade tende a aumentar a confiança dele para com a companhia e a aproximar os dois lados. 

4. Fortalencimento da marca

Cliente satisfeito tende a atrair novos clientes. Se a empresa oferece um bom atendimento, é organizada e eficiente em seus processos por conta da automatização, isso gera um buzz positivo para a marca e pode ajudar a torná-la referência no segmento de atuação. 

5. Metas de vendas mais assertivas

Uma ferramenta que automatize a cobrança de recebíveis também pode ajudar a adequar melhor as metas de vendas, tornando-as realistas para seus corretores, por exemplo.

Ao visualizar o histórico dos números de forma facilitada, é possível realizar um acompanhamento mais personalizado. Dessa forma, a empresa consegue medir com mais assertividade o desempenho das vendas de modo geral e de cada vendedor, e, inclusive, identificar eventuais falhas no processo.

6. Pagamentos recorrentes

Para diminuir a inadimplência, uma outra vantagem de usar software de gestão de cobranças de recebíveis é que dá para estruturar formas de pagamentos recorrentes aos seus clientes via API. 

Funciona como um débito automático e o meio de pagamento mais comum entre os brasileiros é o boleto registrado (um documento que apresenta todos os dados registrados no banco). 

Nesse caso, a automatização também é vantajosa porque, com base nos dados dos pagamentos, é possível oferecer facilidades, como troca da data, ou até mesmo ratificar o método de pagamento preferido de cada cliente.

7. Gestão de contratos

Essa é uma das áreas mais delicadas da empresa. Por isso, especialmente para loteadoras e incorporadoras, padronizar os contratos é muito importante.

Isso ajuda a fazer cobranças de forma direta e facilita a realização de auditorias, já que já se sabe, por exemplo, em qual página de qualquer contrato se encontra determinada informação. E, com o tempo, as revisões e atualizações periódicas se tornam mais simples. 

Com a padronização, o processo de elaboração do contrato se torna muito mais rápido e prático e a empresa corre menos risco, por exemplo, de perder uma venda por demorar demais para formalizar o negócio. 

E, claro, é fundamental que a política de gestão de contratos seja bem executada. Do contrário, a má administração pode gerar litígios judiciais e multas, o que prejudicaria a empresa e sua imagem.

Por que escolher o software de gestão de cobrança da Hent

Todas essas funções apresentadas acima são disponibilizadas, por exemplo, no software de gestão de cobrança da Hent. 

Com ele, é possível gerenciar a carteira de recebíveis do empreendedor, automatizando o fluxo de cobrança, enviando os boletos por e-mail, SMS, whatsapp.

Além disso, a empresa conta com o Portal do Cliente, que possui importantes soluções, como:

• pedidos de antecipação de parcelas; 
• acompanhamento do histórico de pagamentos;
• retirada de segunda via do boleto;
• dashboards e relatórios de acompanhamento da inadimplência;
• conciliação de pagamentos;
• além de outras métricas que auxiliam o empreendedor a melhorar a saúde da carteira de recebíveis implantada.

E uma vantagem competitiva do software da Hent, em relação a grandes bancos especificamente, é que os custos dele são resumidos a uma única tarifa que já inclui todos os encargos de boleto e utilização da ferramenta. 

No caso de instituições financeiras tradicionais, é comum se deparar com uma falta de transparência quanto aos valores cobrados, que geralmente escondem tarifas bancárias muitas vezes desconhecidas pela maioria dos clientes.