Fazer a gestão dos recebíveis de loteamentos não é fácil. Ao emitir boletos, cobranças, contratos e conciliação, encontramos muitos desafios, tornando o negócio mais burocrático.
Para te ajudar com esse problema, desenvolvemos este artigo. Nele você descobrirá como realizar a gestão de cobranças de um loteamento de forma simples, direta e automatizada.
Você entenderá em poucos passos a importância da automatização da régua de cobrança e do armazenamento de informações. Além disso, verá como esse tipo de gestão pode fazer sua empresa ganhar eficiência e resultado já no curto prazo.
Como você gerencia recebíveis de loteamentos?
Quando você olha para o seu negócio, ele se parece mais com o passado ou com o futuro? A pergunta parece simples, mas diz muito sobre o tempo gasto em processos cotidianos e o nível de inadimplência, que no setor imobiliário brasileiro fica entre 18% e 22%.
O alto índice de mutuários inadimplentes é também um reflexo da má gestão da régua de cobrança. Mas, também, da comunicação entre empresa e cliente e processos antigos de controle. Tudo isso pode acabar desestruturando a estratégia de negócio de uma loteadora.
Fazer a administração desses recebíveis compreende altos custos operacionais com cobranças por trás de uma estrutura que pode chegar a ter milhares de lotes e clientes distintos.
Muitas vezes, a estruturação e preenchimento de planilhas não satisfaz a complexidade da operação. São muitas as informações que precisam ser preenchidas e atualizadas manualmente, o que pode gerar inúmeros erros que comprometem a empresa como um todo.
Além disso, outro ponto que burocratiza o processo é o armazenamento dessas informações, que, além de oferecer pouco ou nenhum insight para o crescimento do seu negócio, ainda pode gerar inúmeros erros.
Como a automatização ajuda na gestão dos recebíveis de loteamentos?
São muitos os processos em que a automatização consegue atuar na gestão de recebíveis de loteamentos. Veja alguns:
Régua de cobrança
A régua de cobrança é basicamente a forma como a sua empresa se relaciona com os seus clientes durante a cobrança dos recebíveis. Ou seja, qual o processo que o seu time financeiro executa, para os diferentes tipos de clientes e níveis de inadimplência. Afinal de contas, um cliente adimplente não deve receber o mesmo número de mensagens via e-mail, SMS ou WhatsApp que um cliente inadimplente há mais de 90 dias.
Mas, e a sua régua de cobrança é eficiente? Muitas vezes atuar de maneira errada nessa técnica acaba aumentando o nível de inadimplência por motivos como esquecimento, desconhecimento de regras e formas de pagamento insuficientes.
O conceito desse processo consiste em mapear os processos de cobrança que serão feitos pela empresa, ou seja, os canais das notificações, a linguagem, a periodicidade e o que acontece caso esse cliente não faça o pagamento.
Com a automatização, o cliente receberá, de maneira estruturada, cobranças ao longo do mês e avisos que utilizam diversos canais. Isso sempre com a linguagem adequada ao momento — dias antes, na véspera e após o vencimento, por exemplo — e senso de urgência exigido, o que transmite a sensação de segurança no seu negócio e no que é comunicado.
A intenção, portanto, é evitar desgastes desnecessários que possam desestimular o cliente inadimplente a quitar ou procurar soluções para amenizar suas dívidas, além de facilitar toda a organização das suas cobranças.
É importante estabelecer o vínculo e a comunicação habitual, personalizar a abordagem e otimizar as ações de cobrança, considerando o histórico do contrato, o relacionamento com o seu cliente e o estágio em que se encontra a cobrança – em outras palavras, prevenir esquecimentos e incentivar o cliente inadimplente a quitar ou negociar seus débitos.
Centralização e armazenamento de dados
A automatização da gestão de cobranças também tem como objetivo centralizar as informações e facilitar o acesso das pessoas responsáveis por esses dados. Muitas vezes ela pode também trazer insights para o negócio, indicando tendências que por ventura podem ser usadas para solucionar problemas com maior agilidade.
Quando falamos de centralização de dados, é possível visualizar com precisão quais métodos de pagamento são mais acionados, quais são os perfis dos seus clientes, qual a média e a porcentagem de inadimplentes e até mesmo seus encargos financeiros.
De acordo com as informações geradas, é possível compreender fenômenos como perfis de clientes, erros na régua de cobrança, por exemplo, e alterar as estratégias da sua empresa. Tudo isso com economia na operação, visando aumentar seu desempenho financeiro como um todo.
Ajuste de metas de vendas
A automatização da cobrança de recebíveis de loteamentos também pode acarretar em ajustes das metas de vendas, tornando-as realistas para seus corretores. Isso se deve ao fato de que é possível trazer o histórico dos números de forma facilitada, permitindo acompanhamento específico e personalizado.
Dessa forma, sua empresa consegue medir o desempenho das vendas de modo geral e de cada vendedor, além de identificar perfis de clientes. Com a união das informações, é possível designar times ou funcionários específicos para cada perfil, o que traz assertividade no processo como um todo.
Toda essa potencialização proporcionada pela tecnologia e seus indicadores pode, ainda, ajudar sua empresa a perceber falhas nas vendas. Consequentemente, o suporte possibilita a realização de ajustes de equipes e o oferecimento de treinamentos e capacitações aos seus funcionários de forma clara e justa.
Pagamentos recorrentes
Uma gestão de recebíveis de loteamentos completa passa por estruturar formas de pagamentos recorrentes aos seus clientes. O objetivo maior desse movimento é diminuir a inadimplência, já que sua API consegue definir um conjunto de instruções para otimizar as cobranças de forma automática. Atualmente, o meio mais comum entre os brasileiros é o boleto registrado.
A recorrência também pode se aproveitar da automatização de maneira simples: com base nos dados dos pagamentos, é possível oferecer facilidades, como troca da data, ou até mesmo ratificar o método de pagamento preferido de cada cliente.
Padronização de contratos
Padronizar os contratos ajuda a loteadora a fazer as cobranças de forma direta e facilita a realização de auditorias. Com isso, as revisões e atualizações periódicas se tornam mais simples ao longo do tempo.
A partir dessa padronização, é possível criar cronogramas e relatórios com os problemas e erros que podem gerar prejuízos para seu negócio. Assim, sua equipe poderá agir e controlar as situações de forma organizada.
A automatização, portanto, ratifica toda uma política de gestão de contratos, o que acaba por oferecer credibilidade a uma área tão sensível do seu negócio. Vale ressaltar que, quando mal feita, essa administração pode gerar litígios judiciais e multas, o que prejudicaria a empresa e sua imagem.
Relacionamento com o cliente
Muitos pensam que, ao automatizar a gestão de recebíveis de loteamentos, o relacionamento com o cliente acaba ficando distante ou robótico. Mas o que acontece é o contrário: uma comunicação bem planejada, como mostrado na régua de cobrança, traz mais confiança ao seu cliente, que passa a saber exatamente como e quando será notificado.
A centralização de informações torna os dados acessíveis, sem que eles fiquem desencontrados e, portanto, com respostas mais rápidas e detalhadas. Situações específicas também podem ser utilizadas a seu favor, já que tendências e padrões serão identificados.
Esses fatores tornam sua marca uma referência no mercado, atraindo novos potenciais clientes, e a automatização faz com que seu negócio consiga estruturar o atendimento para resolver os problemas de forma rápida e eficiente.
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